Виды конференций. Виды конференций понятие и виды конференций. Понятие «конференция» и его возникновение

Конференция (ср.-век. лат. conferentia - от лат. confero - собираю в одно место) - собрание, совещание представителей каких-либо организаций, групп, государств, а также отдельных лиц, ученых для обсуждения определенных вопросов.

Виды конференций

• · Научные конференции
• · Эхоконференции
• · Веб-конференции
• · Видеоконференции
• · Конференц-связь
• · Бизнес-конференции
• · Пресс-конференции

Научные конференции (англ. Academic conference ) — форма организации научной деятельности, при которой ученые (реже студенты) собираются для обсуждения вопросов, посвященных какой-либо определенной теме. По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом.

Виды научных конференций:

• · Научно-теоретическая конференция
• · Научно-техническая конференция

Эхоконференции (эхи) - форма публичного общения людей в сети FidoNet. FidoNet - некоммерческая любительская сеть - по большей части самоуправляемое сообщество, в котором координация действий и разрешение конфликтов осуществляется избираемыми и/или назначаемыми координаторами в соответствии с FidoNet Policy и другими документами (в данной работе структуры координаторов рассматриваются автором лишь в связи с их взаимоотношениями с модераторами эх).
Эхи представляют собой публично доступные потоки писем определенной тематики, передаваемые от системы к системе.

Веб-конференции (англ. Web conferencing ) — технологии и инструменты для онлайн-встреч и совместной работы в режиме реального времени через Интернет. Веб-конференции позволяют проводить онлайн-презентации, совместно работать с документами и приложениями, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения. При этом каждый участник находится на своём рабочем месте за компьютером.

Веб-конференции, которые предполагают «одностороннее» вещание спикера и минимальную обратную связь от аудитории, называют Вебинарами.

Видеоконференция (англ. videoconference ) — это область информационной технологии, обеспечивающая одновременно двустороннюю передачу, обработку, преобразование и представление интерактивной информации на расстояние в реальном режиме времени с помощью аппаратно-программных средств вычислительной техники.

Взаимодействие в режиме видеоконференций также называют сеансом видеоконференцсвязи.

Видеоконференцсвязь — это телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия двух и более удаленных абонентов, при которой между ними возможен обмен аудио- и видеоинформацией в реальном масштабе времени с учетом передачи управляющих данных.

Видеоконференция применяется как средство оперативного принятия решения в той или иной ситуации; при чрезвычайных ситуациях; для сокращения командировочных расходов в территориально распределенных организациях; повышения эффективности; проведения судебных процессов с дистанционным участием осужденных, а также как один из элементов технологий телемедицины и дистанционного обучения.

Во многих организациях видеоконференция приносит максимальную эффективность, а именно:

• - снижает время на переезды и связанные с ними расходы;
• - ускоряет процессы принятия решений в чрезвычайных ситуациях;
• - сокращает время рассмотрения дел в судах общей юрисдикции;
• - увеличивает производительность;
• - решает кадровые вопросы и социально-экономические ситуации;
• - предотвращает усталость и стресс;
• - позволяет следить за состоянием рынка и быстро реагировать на его изменения;
• - дает возможность принимать более обоснованные решения за счёт привлечения при необходимости дополнительных экспертов;
• - быстро и эффективно распределяет ресурсы, и так далее.

Конференц-связь (англ. conferencing ) — это услуга (функция, сервис) связи, обеспечивающая возможность одновременного телефонного общения трех и более абонентов (собеседников).

Конференц-связь используют для проведения групповых обсуждений, совещаний или переговоров в тех случаях, когда у собеседников нет возможности встретиться лично, а также в случаях, когда одну и ту же проблему требуется обсудить сразу с несколькими телефонными абонентами.

Использование конференц-связи позволяет значительно экономить временные ресурсы, в результате чего эта услуга получила широкое распространение в мире.

Конференц-связь подразумевает, что:

• - все собеседники общаются только голосом (никаких других способов передачи информации, кроме речевого, не предоставляется);
• - все собеседники могут говорить и слышать друг-друга одновременно (то есть обеспечивается дуплексная связь);
• - участники используют для общения телефоны (стационарные, мобильные или программные).

Бизнес - конференции - собрание представителей одной или нескольких компаний с целью обсуждения результатов сотрудничества в сфере бизнеса, обсуждение проблем возникающих при реализации бизнес-идеи, путей решения этих проблем, улучшение взаимодействия. Такие собрания обычно проводятся в оборудованных конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и пр.)

Пресс-конференция — организованная встреча журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами, проводимая в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Научные конференции: виды, формы и правила участия

Что такое «конференция»

Особенности научной конференции

Виды конференций

Виды конференций

Этапы организации конференции

Структура конференции (очная форма участия)

Правила участия в конференции

10 причин выступить на конференции с докладом

10. Каталоги научных конференций

11. Благодарю за внимание!

Лекция 13. Конференции: виды, формы и правила участия.

Основные понятия:

Конференция - форма организации научной деятельности, при которой исследователи (не обязательно учёные или студенты) представляют и обсуждают свои работы. Конференции имеют ряд преимуществ по сравнению с традиционными семинарами и тренингами. Самое важное из которых то, что выступление участников на похожие темы позволяет рассмотреть вопрос с нескольких сторон, исчезает однобокость, присущая при обучении одним преподавателем. Конференции позволяют услышать о различных подходах к решению одной задачи.

Конференции, в зависимости от критерия, делятся на несколько видов .

В зависимости от направления:

Научно-теоретическая конференция (НТК)

НТК – это конференция, на которой обсуждаются теоретические подходы к решению различных научным проблем и вопросов, постоянно возникающих в ходе исследований или экспериментов.

1. Научно-практическая конференция (НПК)

НПК – это такая конференция, на которой осуществляется обмен опытом и знаниями по, различного рода, практическим и прикладным задачам.

2. Научно-техническая конференция (НТехК)

НТехК – конференция, на которой осуществляется обмен опытом и знаниями по различным техническим и технологическим вопросам.

Однако в последнее время стали выделять 4-й вид – бизнес-конференцию . БК – конференции, на которых обсуждаются бизнес-проблемы, особенности действующего законодательства, политика государства по отношению к определенным отраслям и т.д.

В зависимости от охваченной территории:

1. Локальные (школьные, факультетские, внутривузовские, межвузовские)

2. Региональные, областные

3. Всероссийские

4. Всероссийские с международным участием

5. Международные

По тематике конференции делятся:

1. Узкоспециализированные, т.е. посвященные какой-либо отдельной тематике:

Общественным и гуманитарным наукам (журналистика, история, педагогика, социология, экономика, управление и т.д.);

Техническим наукам (биотехнология, машиностроение, нанотехнологии, телекоммуникации, электротехника и т.д.);

Естественным наукам (археология, химия, геология, биология, математика, фармакология и т.д.).

2. Конференции широкой тематики, охватывающие общенаучные вопросы (например, «Наука в современном мире», «Современные проблемы гуманитарных и естественных наук»)

Существует несколько форм конференций:

1. Очные (участник приезжает на саму конференцию и принимает непосредственное участие)

2. Заочные (участник отправляет свои тезисы и заявку на почту оргкомитета конференции, конференция проходит без его непосредственного участия)

3. Internet -конференции (конференция проводится на сайте конференции или организации, чаще всего на форуме, в виде коллективного обсуждения)

Конференция проводится в несколько этапов :

1. Планирование.

Продумывается форма конференции и определяется ее название. Конференция может быть посвящена какому-нибудь юбилейному событию (разовые конференции) или проводиться через определенные промежутки времени (например, ежегодные), что позволяет специалистам поддерживать и расширять контакты с разными группами исследователей, быть в курсе современных разработок и быстрее получать нужную информацию.

2. 1-й организационный этап.

Назначаются и распределяются рабочие группы, оргкомитет, определяется председатель и сопредседатель оргкомитета конференции. Чётко определяется тематика, сектора конференции и т.п.

3. Информационный этап.

Чаще всего о конференциях сообщается в информационном письме (т.н. циркуляре) или на стендовом объявлении. Обычно информационное сообщение – это один лист, часто сложенный вдвое или втрое, формат которого может меняться в широких пределах. Как бы ни выглядело информационное сообщение, в нем обязательно должны быть указаны:

Название конференции и эмблема, дата и место проведения;

Организаторы конференции, тематические направления, контактные номера телефонов и факсов, адреса (почтовые и электронные) и адрес сайта конференции, где доступна более подробная информация;

Информация о том, где и как можно зарегистрироваться для участия в конференции, а также что и в какие сроки нужно представить;

Рабочий язык конференции, а также информация о том, где и как будут опубликованы материалы конференции.

4. 2-й организационный этап.

Поступают заявки, тезисы и оргвзносы от будущих участников конференции, задаются вопросы, появляются проблемы, разворачивается большой круг задач, которые должны быть решены к началу конференции. Проводится отбор участников из числа людей, подавших заявку. Чаще всего, на этом этапе рассылается 2-ое информационное письмо отобранным участникам.

5. Собственно конференция.

На этом этапе проходит заселение участников, открытие конференции (часто сопровождается небольшим концертом) слушанье докладов, просмотр стендовых докладов. Во время конференции обычно устраиваются различные экскурсии в НИИ, университеты, музеи, на предприятия, обзорные экскурсии по городу. Если конференция длится несколько дней, то, скорее всего, один из дней посвящен научным или научно-популярным лекциям для участников. Между длинными докладами устраиваются кофе-брейки на 15-20 минут. После конференции жюри обсуждают работы, представленные на ней, и присуждают места лучшим докладчикам. Проходит награждение победителей (а зачастую и всех участников). Чаще всего на награждении вручаются и сборники работ, в которых присутствуют отправленные участником тезисы. После конференции практически всегда проходит фуршет или банкет со всеми участниками и оргкомитетом.

Правила участия в конференции определяются оргкомитетом данной конференции и оговариваются в информационном письме. Поэтому каких-то определенных строгих правил нет. Чаще всего, в зависимости от вида конференции, участником ее может стать школьник или студент, а также молодой ученый в возрасте до 35 лет. Участник должен заполнить заявку на участие по форме, которая прилагается в информационном письме либо на сайте конференции. После этого участник должен написать и отправить тезисы своей работы (краткое описание проделанной работы) на электронную почту конференции или организации, которая ее проводит. Для написания тезисов обычно предписаны строгие правила, это необходимо для того, чтобы не возникло проблем при печати сборника тезисов. Если конференция международная или всероссийская с международным участием, то обычно просят выслать в дополнение к русскому варианту тезисов еще и английский сокращенный вариант. После того как тезисы отправлены, остается только ждать ответа от оргкомитета. В случае положительного ответа, участник вправе попросить прислать ему пригласительное письмо, чтобы получить деньги на поездку от командирующей стороны (школы, вуза). Пригласительное письмо должно содержать в себе Ф.И.О. участника, название конференции, дату и место ее проведения, название работы участника, контакты оргкомитета (секретаря) и подпись ответственного лица.

Вопросы для повторения

1.Назовите основные этапы проведения конференции.

2.Конференции какой тематики наиболее приоритетны в науке на сегодняшний день?

3.Какие аспекты должны обязательно рассматриваться в информационном письме?

4.Какой спецификой обладает конференция в отличие от традиционных семинаров и тренингов?

5.В чем отличие научно-теоретической и научно-практической конференции?

Задания для самоконтроля

1.Отобразите в схеме типологию конференций (основные критерии, виды конференций).

2.Приведите по одному примеру конференций: локальных, региональных, всероссийских, всероссийских с международным участием, международных.

Из года в год ее становится все больше и больше. В каждой стране, городе, научном центре или обычном офисе эта информация приумножается в сотни раз ежесекундно. Этот процесс продолжается века, а сейчас он только набирает темпы. Таким образом, люди имеют возможность накапливать опыт. Но что, если какие-то идеи придут в голову нескольким людям, только в разное время? И они будут работать над ними, не зная, что проблема уже изучена. Чтобы этого избежать, нужен постоянный обмен информацией между людьми одного направления деятельности. С такими целями и проводились первые конференции.

Понятие «конференция» и его возникновение

Конференция - это собрание людей, которые могут быть представителями групп, организаций или государств. Они могут быть просто и собираться для того, чтобы обсудить интересующие их вопросы.

Люди издревле прибегали к такому методу общения и Об этом свидетельствуют записи, которые дошли к нам еще из Древней Греции. Как известно, именно эта страна стала родоначальницей множества современных наук. Сохранившиеся документы говорят нам о том, что первая конференция, которая была зафиксирована документально, проводилась еще в 416 году до н. э. Известный афинский трагик Агафон устроил пир для своих друзей. А какой пир без философских изречений? Поэтому каждый из присутствующих высказывал свое мнение в виде монолога, рассуждая об Эроте - древнегреческом

Простым гражданам в те далекие годы не было времени задумываться над чем-то высоким и философствовать. Поэтому древняя конференция - это собрание, скорее, городской знати, которые и были философами и учеными.

В России до начала XX века, а именно до 1917 года, конференцию определяли как совет профессорского состава в военных академиях.

Цели конференции

Каждая конференция имеет свою цель, в зависимости от того, такая тема будет рассматриваться и что именно организаторы пытаются донести, проводя ее. Но все же имеются общие черты, которые присущи каждой из проводимых конференций.

Цели конференции:

1. Изучение и обсуждение инновационных методов решения поставленной проблемы, результатов практического внедрения их в жизнь.
2. Взаимный обмен накопленной информацией и идеями, поиск еще нераскрытых проблем и совместное их решение путем сотрудничества различных организаций, представленных на конференции.
3. Доклады участников конференций для демонстрации их успехов и достижений (презентации, мастер-классы, практические семинары).
4. Знакомство представителей организаций и установление между ними связи для более четкого результата исследований.

Виды конференций

Конференция - это потребность современного мира, без которой обойтись просто нельзя. Они позволяют рассмотреть вопросы, интересующие присутствующих с разных сторон, что позволяет осмыслить разные пути решения одной и той же проблемы.

Существует несколько видов конференций, и они зависят от выбранного критерия.

Виды конференций (по направлению) - бизнес-конференция, а также научно-практическая конференция.

По территории, которая была охвачена:

Локальная;

Областная;

Национальная;

Национальная с участием представителей других стран;

Международная.

По тематике конференции делятся на:

Тематические (узконаправленные);

Многоцелевые.

Формы конференций

Кроме видов выделяют также и формы, которые присущи конференциям:

1) Очная конференция - это непосредственное участие всех желающих и приезд к месту проведения мероприятия.

2) Заочная - участники сами не приезжают на нее, а отправляют заявки и статьи по почте в оргкомитет.

3) Интернет-конференция проводится на определенном сайте в виде форума, то есть обсуждения насущней проблемы.

Особенности научных конференций

Научные конференции являются одними из самых распространенных. Их цель - собрать в одном месте людей, которые занимаются исследованиями, и обсудить их достижения. Тема, время и место проведения сообщаются обычно заранее. Это оповещение может быть в форме либо либо в форме стендового объявления.

Исследователи, которые собираются представить свой труд, должны заранее предоставить организаторам тезисы своих докладов. Также со всех участников конференции может взыматься взнос.

К этому виду конференций относят и научно-практические. Такие мероприятия отличаются тем, что в их рамках исследователи не просто обсуждают теоретические проблемы и возможные пути их решения, а представляют результаты своей практической деятельности, собственные наработки.

Научная конференция является промежуточным звеном между конгрессом и семинаром, соединяя в себе некоторые особенности и того и другого.

Таким образом, конференции проводят для обмена информацией между людьми и установлением между ними связей. Научные конференции, как один из видов, помогают исследователям рассказать друг другу о своих продвижениях в работе.

Введение

Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг.

Один из эффективнейших способов передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио - это организация и проведение конференций.

Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такого коммуникативного канала как конференция.

Цель работы - исследовать процесс организации конференции.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

В ходе исследования были изучены работы как отечественных авторов, так и зарубежных специалистов. Хотелось бы отметить работу М.В. Гундарина «Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз», в которой обобщен теоретический и практический материал, посвященный правилам подготовки и проведения пресс-конференций, хотя многое из теоретического материала взято из работ Варакуты С.А., Егорова Ю.Н «Связи с общественностью», Кондратьева Э.В., Абрамова Р.Н. «Связи с общественностью».

Исходя из всего вышесказанного логичной представляется следующая структура работы: введение, основная часть, заключение и список литературы.

Общая характеристика конференций

Понятие и виды конференций

Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.

Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники - представители науки и студенты.

Основные задачи деловой конференции - укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций.

Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются:

проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;

особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию;

политика государства в отношении определенных отраслей;

практика работы лучших компаний отрасли и т.п.

отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.

процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности:

бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,

оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора

организация питания

техническое обеспечение конференции

разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия

подготовка и печать пресс-китов

фотосъемка и видеосъемка

развлекательная программа

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.