Работа в офисе — это, конечно, замечательно! Клавиатура за компьютером, куча рабочих моментов, коллеги, с которыми можно поделиться своими мыслями и идеями… Но, как известно, есть еще один аспект офисной жизни, который может испортить настроение даже самому оптимистичному работнику — это встречи.
А вот встречи — это целая эпопея, каждая из которых может превратиться в долгий, монотонный сеанс, на котором ничего полезного не происходит.
Представьте себе картину: вы приходите на совещание, ожидая конструктивного обсуждения, а на самом деле вы тратите своё время на рассказы коллег о своем длинном выходном и прогулках с собакой. Это действительно раздражает! Поэтому важно знать, как проводить совещания так, чтобы они были продуктивными и эффективными.
Итак, первое правило — повестка должна быть ясной.
Как же утомительно слушать, как кто-то блуждает от темы к теме, не приходя к конкретному выводу. Например, вам говорят: «Сегодня мы будем обсуждать новый проект. Но сначала я расскажу о том, как я провел выходные, а потом мы перейдем к самой теме». И в итоге обсуждение нового проекта откладывается на неопределенный срок, а вы уже точно знаете, что ему суждено умереть на этом собрании.
Как сделать повестку понятной и четкой?
Ну, например, создать список тем, которые будут обсуждаться, и следовать этому списку строго. Если «выходные» не в списке — значит, не стоит о них рассказывать.
Далее, второе правило — приглашайте только действительно необходимых участников. Это как в анекдоте про кролика, который участвовал в совещании у медведя и медведицы: кролику пришлось много раз повторять свои идеи, потому что медведь и медведица постоянно отвлекались и спорили друг с другом. Это не только замедляло процесс принятия решений, но и раздражало кролика до такой степени, что он решил больше никогда не участвовать в совещаниях медведя и медведицы.
Третье правило — объявите цели совещания.
Сразу скажите, что именно вы хотите достичь на этой встрече. Например, если цель встречи — обсудить новые идеи для проекта, то каждый участник должен быть готов предложить что-то новое или, по крайней мере, активно участвовать в обсуждении предложенных идей.
Четвертое правило — подготовьте участников заранее.
Ну, а какой смысл собираться на совещание, если никто из участников не знает, о чем будет речь? Это как пойти на встречу со злобной бабушкой без того, чтобы вооружиться пирогом — вряд ли закончится чем-то хорошим. Так что, если тема сложная, разошлите материалы заранее.
А если кто-то не готов к обсуждению, то ему может и не стоить приходить на совещание вообще.
Пятое правило — сделайте совещание коротким. Никому не нравится сидеть на встрече до бесконечности, слушая одно и то же. Как известно, даже представители животного мира испытывают трудности с продолжительностью совещаний, особенно когда ведущий — сова, которая не спеша перечисляет свои планы на ближайшее время. Поэтому лучше всего ограничить время встречи и следить за его соблюдением.
Шестое правило — записывайте ключевые замечания и решения.
Если информация не фиксируется, то есть большой риск её потерять. А для того чтобы решения были донесены до всех заинтересованных сторон, необходимо вести документацию по результатам совещания. А ведь бывает и так, что кто-то решает вести документацию по-своему, и тогда все запутывается, как в анекдоте про кролика, который записал результаты обсуждения на листке, который затем случайно съел медведь.
Седьмое правило — создайте список заданий и назначьте их.
Ведь какой смысл в обсуждении новых идей, если после совещания никто не знает, что именно ему делать? Поэтому важно заканчивать встречу планом действий и назначать ответственных за каждую задачу.
И наконец, восьмое правило — отслеживайте выполнение задач.
Как известно, если не контролировать ход выполнения задач, то есть риск, что они забудутся или пропадут во временной чуме. Поэтому важно регулярно апдейтить статус по каждой задаче и информировать всех участников о её прогрессе.
Таким образом, чтобы избежать бесполезных и неэффективных совещаний, нужно следовать определенным правилам: четкая повестка, только необходимые участники, объявление целей, подготовка участников, короткое проведение, фиксирование результатов, назначение задач и их отслеживание. В итоге, следуя этим правилам, можно сделать совещания проще, продуктивнее и интереснее, чем бесконечные разговоры о выходных и планах медведей.