Организация научных конференций. Описание процесса «организация и проведение конференций. Определение состава участников конференции

Описание процесса «организация и проведение конференций»

Общие требования к проведению конференций

Любое мероприятие и конференция не исключение имеет организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела.

В целом можно выделить следующие этапы организации проведения мероприятия как вида деятельности:

1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.

Идея мероприятия может быть вызвана объективными либо субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой книги издательства, открытие монумента и т.д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то из сотрудников учреждения: проведение научной конференции.

Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться без процедуры принятия решения после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения - собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т.д.

Принятое решение реализуется в соответствующем приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.

2. Определение состава участников.

Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем учреждения.

3. Оповещение о предстоящем мероприятии.

Оповещение и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависят от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других - рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает - куда приглашает - когда и где состоится - порядок участия - приглашение к участию.

4. Встреча участников мероприятия.

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных - в месте проведения.

При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т.п.).

Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.

Некорректно встретить почетного участника, игнорируя при этом участников, прибывших одновременно с ним.

5. Размещение участников мероприятия.

Иногородние участники мероприятия могут размещаться в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, в частном секторе.

При размещении в гостинице следует учитывать:

· уровень мероприятия;

· количество участников;

· социальный статус участника;

· финансовые условия;

· территориальную удаленность от места проведения мероприятия.

Размещение в общежитии. Некоторые учреждения (особенно вузы) имеют вполне комфортабельные общежития, в которых можно размещать участников мероприятий, прежде всего проводимых этими учреждениями. Важное обстоятельство: стоимость проживания в общежитии, как правило, вписывается в командировочные расходы на эти цели. Основное требование - участников мероприятия нужно размещать, по возможности, автономно от проживающих в общежитии.

Размещение в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает комплексом помещений, специально оборудованных для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостинице не хватает для размещения всех участников мероприятия.

При этом решается вопрос с питанием (завтрак, ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.

Размещение в служебных квартирах. Некоторые учреждения располагают служебной площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В них можно поселить участников мероприятия, которых не удалось разместить в гостиницах.

Размещение в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать в квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затрудняется.

6. Организация питания участников мероприятия.

Существует 3 вида организации питания участников мероприятия:

· традиционное питание (завтрак - обед - ужин);

· перерыв на кофе (кофе-брейк);

· товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

Что касается традиционного питания, то организация завтрака и ужина не актуальна для организаторов мероприятия - это, как правило, проблема самих участников. Завтрак нередко входит в стоимость гостиничного номера. Но следует продумать, где и как организовать обед участников.

Если обед планируется в кафе, то необходимо заранее заказать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спец. обслуживание.

Следует иметь в виду, что традиционное питание осуществляется в большинстве случаев за счет командировочных средств участников, а средства эти, как правило, более чем скромные.

7. Регистрация участников мероприятия.

Регистрация участников проводится непосредственно перед началом содержательной части мероприятия, а её форма зависит от вида мероприятия и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации участников мероприятия регулярного типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых указывается порядковый номер, фамилия и инициалы участника и оставляется место для подписи. Цель проведения регистрации участников регулярных мероприятий - зафиксировать наличие кворума, то есть необходимого по регламенту количества участников, придающего принятому решению юридическую силу. Например, принятое решение (постановление) будет правомочным, если за него проголосовало 75% избранных членов собрания, заседания и т.п.

При проведении нерегулярных мероприятий также может использоваться регистрация, но цель её - в возможности в дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

· порядковый номер;

· фамилия, имя, отчество;

· место работы и должность;

· координаты для контакта;

· примечание.

Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников учреждения-организатора. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:

· по алфавитному порядку фамилий;

· по группам учреждений-участников;

· по регионам и т.д.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т.д.

8. Регламент (программа, сценарий) мероприятия.

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), то есть отражать структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

9. Техническое обеспечение мероприятия.

Оно включает в себя подготовку:

· зала для проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен);

· места для выступления участников (на столе президиума должен быть установлен микрофон, если участников более 100 человек; количество мест в президиуме должно превышать число членов президиума; необходимо продумать дизайн и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);

· технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц, освещенность зала).

Для мероприятий всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным обеспечением, позволяющим создавать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия или по окончании его можно организовать фотосъемку участников, для чего следует пригласить фотографа и подготовить необходимую аппаратуру.

10. Культурная программа.

Если мероприятие многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Возможны следующие варианты:

· экскурсия;

· посещение культурно-зрелищных учреждений;

· концерт профессиональных артистов;

· показ художественной самодеятельности;

· анимационные программы с участием зрителей.

При составлении культурной программы учитываются продолжительность мероприятия, количество и культурно-образовательный уровень участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.

11. Анкетирование участников мероприятия.

Анкетирование проводится в целях:

· определения уровня содержания проведенного мероприятия;

· проведения в дальнейшем справочно-информационной работы.

Анкеты не должны быть объемными: в большинстве случаев достаточно задать участникам 8 - 10 вопросов. Главное, чтобы вопросы не были банальными и не требовали очевидных ответов, иначе анкетирование не имеет смысла.

12. Отчет о проведении мероприятия.

На последнем этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования и составляется отчет.

Отчет включает в себя:

· введение;

· экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей и др.;

· отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;

· результаты анкетирования и социологического исследования;

· приложения (состав рабочих органов, приказы и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);

· выводы и предложения.

Что такое "Spring Symposium 2017"?

Симпозиум проходил с 6 по 8 марта в Университете Хельсинки и был посвящен научным вопросам и открытиям в области экологии и эволюционной биологии.

Spring Symposium, в своем роде, - уникальное явление, т.к. ежегодно его организуют исключительно аспиранты (PhD-student) без помощи администрации и научных руководителей. Выступать с устными докладами на нем могут также только аспиранты, каждому из которых дается 15 минут на выступление и 5 минут на вопросы зала. Студенты магистратуры могут представить результаты своих работ в виде постеров.

Но главной изюминкой данного симпозиума является жюри, состоящее из трех приглашенных зарубежных ученых, которые независимо оценивают презентации и постеры. Более того, любой посетитель конференции может дать обратную связь выступающему, заполнив форму с вопросами. Таким образом, Spring Symposium является бесценной площадкой для тренировки и улучшения навыков публичного показа научных работ.

В этом году около 50 участников представили свои исследования на суд публики. Каждый день симпозиума начинался с 45-минутной лекции зарубежного эксперта. После шли доклады аспирантов, разбитые на тематические блоки, а затем постер-сессии студентов. Оглашение победителей симпозиума происходило на церемонии закрытия (Grande Finale ) в Ботаническом Саду города Хельсинки. А теперь, я расскажу о том, как все это организовывалось.

Организационный комитет

Ядро для организации симпозиума, состоящее из трех-четырех человек, обычно формируется на церемонии закрытия Grande Finale . Аспиранты, которые хотят провести его в следующем году, дают знать организаторам о своем желании и, соответственно, становятся новыми организаторами нового симпозиума. Именно они начинают самые ранние приготовления в виде постановки стратегических задач, получении стартового бюджета от университета и распределении ответственных ролей. В течение года к ним подтягиваются другие ребята, среди которых оказался и я.

Всего в организационном комитете нас было семь человек, и роли распределились следующим образом:

1. глава - координирует всю работу, официальное лицо орг. комитета
2. секретарь - запись протокола собраний, рассылка новостей организаторам
3. казначей - все что касается денег, чеков и прочих финансовых вопросов
4. вебмастер - загрузка контента на официальный сайт, тех.поддержка
5. ответственный за заботу о зарубежных ученых
6. ответственный за еду и бронирование ресторанов
7. ответственный за бронирование отелей, авиабилетов и такси для спикеров

Конечно, список весьма условный, и мы друг друга подстраховывали, но в целом такая система оказалась очень эффективной! Собирались регулярно, каждый месяц (первая встреча была аж за 10 месяцев до симпозиума!). На собраниях выясняли что сделано, а что нет, ставили новые задачи и обсуждали пути их решения. Секретарь вел протокол собрания, после чего дискуссия переходила в закрытую группу Facebook.

Что было необходимо сделать до конференции?

Дел, без преувеличения будет сказано, оказалось очень и очень много. Для упрощенного изложения я разделил их на три категории: те о которых надо позаботиться с самого начала (стратегические), за пару месяцев до конференции (формальные), и за неделю до мероприятия (бытовые).

Стратегические цели

Время и место проведения мероприятия, выбор и приглашение спикеров из разных стран, и где взять деньги на все это - вот тройка ключевых вопросов на этом этапе. С первым из них справиться не составило труда, организаторы пошли протоптанной дорожкой предыдущих 25 симпозиумов: начало марта, библиотека в научном городке Viikki для биологов.

Последний вопрос был посложнее, ведь, факультет оплачивал лишь часть расходов, поэтому для покрытия второй половины расходов нам пришлось искать спонсоров среди компаний и организаций! Некоторые компании предоставляли деньги в обмен на их лого на странице сайта и сборнике тезисов. Другие оказывали материальную поддержку в виде чая, орехов и шоколада, в обмен на размещение их визиток на столе с угощениями. Занимался этим наш казначей, поэтому деталей я не знаю:-)

Но самым тяжелым заданием для коллектива был подбор зарубежных ученых в жюри. Во-первых, нужно найти харизматичных экспертов, способных рассказать широко и доступно о своем исследовании, которые смогли бы приехать в Финляндию в начале марта. Именно их 40-минутные лекции должны привлечь на симпозиум как можно больше людей. Во-вторых, этим экспертам должны быть предоставлены наилучшие условия проживания в Хельсинки, бесплатные авиабилеты в оба конца и интересная вечерняя программа в виде посещения необычных ресторанов. Все это требует тщательного планирования, расчета затрат и своевременного бронирования.

Так например, ученые из США и Канады нам сразу оказались недоступны из-за высоких цен на авиабилеты, но организаторы пригласили не менее интересных исследователей из Бельгии, Голландии и Германии, которые замечательно справились со своей ролью.

Формальные задачи

Затем рассылали всю необходимую информацию участникам конференции, заводели твиттер для симпозиума, который также прикреплили к сайту, и опубликовали на нем последние новости.

Бытовые приготовления

Вот здесь и проявляются все ляпы, которые были сделаны раннее. Но на то она и финальная неделя подготовки, чтобы убрать все недочеты и привести мероприятие в идеальную форму. Чем-то это мне напоминало подготовку к выпускному или к свадьбе:-)

Дела самые разнообразные: проверка аудитории на предмет работы микрофонов и проектора, расстановка стендов для постеров, установка мини-кухни для приготовления чая и кофе (нам понадобилось аж 4 кофемашины, чтобы успевать его во время варить), встреча зарубежных экспертов, даже пироги с черникой и яблоками пришлось всем вместе печь в один из выходных! Самым же главным делом было распределение ролей для организаторов во время тематических сессий: кто на какой сессии будет ведущим, кто микрофон приносить для вопросов аудитории, кто кофе варить. Все детали нужно учесть, иначе все может рухнуть в один момент.

Что организаторы делали на самой конференции?

Самые трудными оказались дни самого симпозиума: я уходил из дома в 6.30, возвращался ближе к полуночи. К этому надо быть готовым, и ни в коем случае не оставлять важные сторонние дела на период мероприятия.

Самая ответственная роль на конференции, конечно, у ведущего сессии (chair person): он должен представлять докладчиков, следить за временем и при необходимости самому задавать вопросы докладчику. В случае технических неполадок именно он должен развлекать публику и сохранять боевой дух. К счастью, у нас неполадок не было, а вот ведущими были поочереди все организаторы без исключения. Вообще все роли распределялись равномерно, каждый и с микрофоном набегаться успевал, и кофе наготовить вдоволь:-)

Также обязанностью ведущих было сопровождение приглашенных экспертов в течение всего дня. На обед ходили все вместе, так же как и на ужин, где и успевали за бокалом вина познакомиться поближе и узнать, чем живут и дышат ведущие ученые западной Европы. Даже я, занимаясь больше физиологией, нежели экологией, смог найти потенциальную почву для сотрудничества с одним из них. Так что, несмотря на всю строгость и официальность протокола мероприятий, можно весело и с пользой провести время!

В последний же день эксперты оценивали все постеры и презентации для того, чтобы объявить имена победителей на церемонии закрытия симпозиума в Ботаническом Саду. Среди них, к собственному удивлению, оказался и автор этой статьи, получив первую за свою историю научную награду!

Заключение

Вот такая история приключилась со мной этой зимой! В заключении, хочу сказать, что я никогда не думал, что организация конференции помимо стресса может принести столько положительных эмоций и приятных знакомств. Это действительно очень увлекательное занятие, если подойти к нему с душой.

Идея сделать конференцию пришла весной. Потом я ее мусолил с женой. Точнее проверял на ней эту идею. Затем советовался с Василием Ткачевым, у которого за спиной уже было две конференции в Москве и опыт более мелких семинаров. И окончательно проверил идею, когда у меня на террасе появилась попить пива под жареное мясо Лиза Трибунская - главный редактор серча.

Однако, родить идею, еще не значит что-то сделать. Для начала нужно было структурировать для себя ряд компонентов хорошей (по моим меркам) конференции в небольшом (по российским меркам) и сильно удаленном от центра городе России.

Компоненты:
- докладчики - где их взять,
- доклады - что будет читаться и насколько это будет интересно, реклама = неинтересно,
- участники - откуда они приедут или придут,
- зал и обслуживание - достаточный по размерам, удобный, недорогой и с хорошим сервисом,
- проживание докладчиков и трансферы - кто и как,
- культурная программа - это важный момент, который нельзя упускать,
- информационная поддержка - это просто исключительно важно.

Докладчики.

С ними получилось все намного проще, чем я ожидал. Вначале я рассчитывал на личные знакомства. Поэтому три первых, кому я предложил выступить, были Вася Ткачев (бартер! он у меня, а я буду читать у него в феврале), Иван Василевич (я его консультировал немного и был в курсе его интересной и уникальной темы по судам), Леша Паньшин (хотелось чего-то черного, а Леша этим занимается).

Вася полностью сам формировал свою тему, и я не вмешивался. Ивану я прямо предложил рассказать о судах и примерно задал вектор, как бы мне было интересно. Примерно также поступил и с Алексеем: по сути дал ему готовый план, который он наполнил мясом из слов, графиков и цифр.

В дальнейшем так и повелось. Для части докладов я был рекомендателем. А часть докладчики формировали сами.

Иван Козлов получился из беседы с его директором Константином Калиновым в твиттере. Даниил Баженов, Кирилл Вайханский и Константин Леонович возникли благодаря работе PR-менеджеров их компаний, связавшихся со мной через раздел "Как стать докладчиком" на сайте конференции. Вебэффектор возник из рекламного проекта, связанного с моим блогом. Проект не состоялся, а доклад - да. Конечно, я хотел больше выводов и слайдов, но руководство компании посчитало иначе.

С Ленаром Амирхановым нас связывают долгие виртуальные отношения. Вадим Курило - довольно активный член клуба баблорубов, когда-то я писал отзывы на его проект по МФА. С Виктором я познакомился почти три года назад у Ткачева на конференции и с тех пор мы регулярно помогаем друг другу в информационном плане.

Выводы: большая часть докладчиков формируется из личных связей организатора. Если у вас таковых мало или они не отличаются лояльностью к вам, то придется рассчитывать только на общий интерес к конференции. Как только информация о конференции достаточным образом распространится, то к вам посыпятся заявки от PR-менеджеров.

По крайней мере, двум потенциальным докладчикам я отказал. И мог бы подтянуть без особых проблем еще 2-5 компаний, но не стал, так как от них можно было ждать только рекламы, хотя это частично бы решило проблему расходов на конференцию.

Сайт.

Все карты спутал Иван Козлов. До некоторого момента у меня были только слова, примерные даты и желание прощупать рынок. Иван просто выяснил возможные детали (а по сути просто спросил про даты и размер аудитории) и купил билеты. В этот момент я понял, что пути назад уже не будет. Счет пошел даже не на недели, а на дни.

Конференции был нужен сайт, но тратить силы и время на уникальный дизайн, сложный программинг - не было. Я воспользовался проверенным подходом. Пошел на templatemonster и купил готовый шаблон на MotoCMS. Еще день после покупки был потрачен, чтобы получить версию под РНР 5.3, и еще через день я начал наполнение сайта seokaliningrad.ru .

Стоит понимать, какой сумбур в моей голове творился. У меня была более-менее твердая договоренность только с 5-6 докладчиками, крайне примерная оценка по расходам и никакого плана по программе. Все придумывалось буквально на лету.

Я сразу знал, что каждый вечер будет заканчиваться какими-то посиделками за бокалом чего-то. Это и так происходит на любой конференции. Почему бы не взять это сразу под эгиду конференции и использовать как информационный повод?

Вывод: конференция - это не только и не столько набор докладов. Темы в рамках доклада спалить трудно. Все основное происходит в кулуарах. И те, кто сразу отказывается от прокачки именно кулуарного общения, рискуют потерять весомую долю аудиторию. На конференцию из других городов едут не доклады слушать, а общаться. Слушают доклады в основном местные участники.

По моим прикидкам именно кулуарное общение соблазнило едва ли не треть от всех платных участников.

В итоге сайт получился в первой подгонке весьма приблизительным, но по нему уже было можно понять, что ожидать. И это принесло первую заявку. Спустя ТРИ недели после запуска сайта!

Вывод: не стоит ждать ранних заявок! Планируйте конференцию без их учета.

По мере уточнения программы сайт обрастал новыми фотографиями и уточнением программы. Появились новые разделы и даже траффик с поиска. Всего сайт по сегодняшний день посетило чуть менее 3000 человек. Но о конверсиях в этот траффик с информационных спонсоров и этого траффика в заявки мы поговорим позже.

Даты. Прогноз по участникам.

Я не рассчитал с датами. Точнее, в рамках, мне отведенных, я попал очень хорошо - в месяц, когда других конференций не ожидалось. Однако, кошельки потенциальной аудитории были выкачаны пятью крупнейшими конференциями в отрасли, и я не досчитался очень многих, на кого рассчитывал.

Не приехала Беларусь. Вообще ни одного участника из Беларуси. Вначале я рассчитывал, что они составят большинство и дадут 20-30 человек. Но в итоге не получил никого. Куда более удаленная Украина была представлена двумя участниками! С России было около десяти участников, представленных преимущественно Москвой.

Относительно удаленными участниками можно считать трех человек, которые недавно переехали в Калининград и имели культуру посещения подобных мероприятий. Все трое участвовали, кстати, и в вечерней части конференции. Двое так вообще, кажется, нашли друг друга, а с третьим мы возможно поработаем впоследствии, как только я раскидаюсь с накопившейся рутиной.

Итого мой прогноз, независимо от платности участия, был таким: 30 человек с Калининграда, 30 с РБ и Украины, 30 с Москвы и сколько получится с остальных мест. Ни один из прогнозов не оправдался. Несмотря на широчайший информационный охват, удаленные участники составили диаспору из примерно 10 человек. А вот местных оказалось намного больше, чем я прогнозировал.

Выводы: даты надо подбирать так, чтобы не выпадать на выходные (а я попал на каникулярный период), не идти после и не совпадать с крупнейшими раскрученными конференциями (не совпасть получилось, а вот собрать после пяти основных конф достаточное количество платных участников - уже нет).

Информационные спонсоры.

Разумеется, только моего желания было мало, чтобы появились заявки. Несмотря на достаточную популярность блога (15к уников в месяц), наличие клуба баблорубов (3к юзеров), казапы (26тыс. пользователей), баз вебстудий (8к электронных адресов) - это недостаточный объем для привлечения. Я изначально хотел получить порядка 1млн.контактов. И я их получил.

Местный рынок был охвачен с помощью всех городских порталов кроме основного (мы не сошлись в условиях). Кроме того, было еще БизнесФМ и интернет-телевидение. Точный охват посчитать сложно, но не меньше 300-350тыс.пассивных контактов. Из них собственно видело релиз или слышало ролик - в районе 10-25тыс.человек.

Федеральный рынок охватывался с помощью рассылки вебэффектора (360тыс.адресов) и топэксперта. Кроме того, был релиз на SAPE.ru. Участвовали в информационной гонке также тематические паблики, некоторые форумы. Но наибольший объем заявок пришелся, как это ни странно, на тематические блоги и релизы оператора ссылок и агрегатора.

Стоит отметить, что практически каждый инфоспонсор одну заявку, но дал.

Выводы: наибольший эффект дают доверительные источники (например, личные блоги), а также информационные источники с максимальным охватом (за счет объемов). По качеству они примерно одинаковы, хотя по количеству разница на порядки.

Неавторитетные и малопосещаемые источники дали или по одной заявке или вообще ничего. Но часть этих источников я даже не отслеживал - в какой-то момент лед проломился и информация о конференции стала появляться почти везде без всяких на то санкций. К примеру, я получил звонок от ничего не понимающего потенциального участника, который нашел релиз о конференции на сайте на сайте по заработку в Интернете.

Вывод: как только охват переходит некую психологическую границу, релизы начинают публиковать мелкие издания и блоги - по собственной инициативе. Отдачи от таких релизов немного, но все же лишняя ссылка. Не стоит бегать и просить вычистить местами и временами даже некорректную информацию.

Откуда был траффик за октябрь-ноябрь. В закладки также попадал траффик от инфоспонсоров, которые не сделали ссылки активными.

Вывод: проводите бесплатное мероприятие? Учитывайте, что придет до половины от приславших заявки. Это сэкономит ваши деньги на кофе-брейке и размере зала.

Чтобы спонсорам не пришлось думать над текстом, а свой текст в итоге написали только пара человек, я сделал два релиза (для федеральной и местной аудитории отдельно), подготовил серию баннеров, логотип (а по сути скрин главной страницы сайта). Этого оказалось вполне достаточно, чтобы в пике по запросу "seo калининград" в яндексе я занимал 9 позиций из 10 разными источниками.

Самопродвижение.

Чуть позже сайта появились паблики (в форме мероприятий) в ВК и FB. Большого эффекта это не дало. Если сравнить, как много я собирал на бесплатный региональный семинар (чуть ли не половина пришла через FB), то конференция с точки привлечения многого тут не выиграла.

А вот информационно все получилось очень хорошо, особенно в FB. Каждая новость в мероприятии републиковалась в моей хронике, откуда разносилась через лайки и републикации отчасти докладчиками, отчасти моей лояльной аудиторией.

Наиболее актуальная и свежая информация сливалась в твиттер, где у меня почти 5тыс.фолловеров. Более того, почти все новости о конференции активно в твиттере ретвитились и обсуждались. Хэштэг #seokgd хоть и не вышел в тренды, но все же прижился.

Засирать личный блог мне не хотелось, но все же два поста я сделал. Первый - о конференции. И позже рассказал о том, как добраться до Калининграда.

Оценить эффект от самопродвижения мне трудно, но он точно не был лишним.

Вывод: используйте свои возможности (блог, социалки, прокачанные профили) по максимуму. Это бесплатно и, как минимум, поддерживает информационный фон в стадии активности.

Форумы. Результаты инфопродвижения.

Были сделаны темы на основных форумах. Вышли они еще позже пабликов. Все темы остались без сообщений, но тема на серче принесла, как минимум, две заявки.

Всего же картина по промокодам выглядит следующим образом.

Горпорталы: 7 - но картина не совсем верная, так как основной источник выходил пять недель без промокода,
- вебэффектор: 4 - как ни странно, но это все местные,
- сапе: 2 - сапе запустил релиз буквально в последнюю неделю до конференции,
- серч: 4 - остальные форумы не дали ни одной заявки,
- тематика: 3 - тематические издания в целом очень хорошо себя проявили,
- рассылки: 2 - я быстро словил попадание в блеклист и 70% почты ушло в спам,
- личные блоги: 4 - было всего два обзора и второй - в последнюю неделю,
- топэксперт: 1 - тоже очень поздно прошел релиз,
- далеко: 2 - акция для удаленных участников принесла небольшие плоды,
- сеоконф: 2 - специальный код для участников конференции в Казани тоже сработал.

Всего промокоды указали и получили скидки 65,9% заявителей от числа всех заявок. Я бы предпочел все 100%, чтобы отследить конверсии, но некоторые ориентировались на радио, другие - на слухи, третьи - на рекомендации. А кому-то было просто влом указывать промокод ради скидки. Вопреки распространенному мнению, что в seo денег нет, на конференции даже среди докладчиков не было никого, кто имеет доход меньше 10к долларов в месяц, если оставить в стороне наемных работников.
Заявки. Общий объем участников.

Понедельный график по заявкам выглядит следующим образом.

Из графика видно, что заявок стало больше в две последние недели. Говорят, что это характерная картина для всех конференций. Объем платных заявок в последние две недели составил 42% от общего числа всех заявок. А если добавить сюда две оплаты прямо на регистрации и посчитать число отвалившихся, то получается, что последние две недели дали 50% всех платных участников. Это уже позволяет прикидывать, как строить план, если вы проводите конференцию впервые.

Реально же оплатили конференцию 38 человек. Т.е. конверсия заявок в заказ составила 80,8%.

Докладчиков получилось 12 человек (11 докладчиков и вебэффектор прибыл с группой поддержки). Двое докладчиков приехали с супругами. Один человек был приглашен мной лично (Лиза Трибунская) и она за себя не платила. Это вообще был мой принцип: участие только за плюшки или деньги. Участие Лизы стократно себя окупило, кстати. Так что советую - приглашайте ее к себе.

Итого на конференции в зале на 100 человек одномоментно присутствовало примерно 70 человек, плюс-минус пять человек. Это официальная информация. Но в твиттере и соцсетях каждый оценивал по своему. Например, заскочивший на пять минут Сергей Рыжиков (директор Битрикса) насчитал 85 человек (информация взята из его твита).

Много это или мало? Я, признаться, рассчитывал на 120 человек, включая техперсонал и докладчиков. Мой прогноз оправдался на 53% по числу участников и на 60% в целом по присутствию. Для первого раза неплохо. Подгадай я лучше с датами, судя по числу желающих получить видео и тех, кто лично признался в сожалении за невозможность приехать, я бы мог набрать еще около 20 человек. Но не срослось, а история не любит сослагательного наклонения.

И да, я мог набить зал бесплатными сусликами до упора - в прошлом году без большой рекламы я собрал 120 человек с города на семинар, где из шести докладов один был рекламный, а четыре сделал я сам. Но я, сука, жадный. А если честно, хотел, чтобы было пусть меньше, зато все материально заинтересованные. Люди ради массовости меня не интересовали принципиально.

Организационная схема и промо.

Конференция - это всегда некий объем промо-материалов. В качестве таковых выступает фирменная продукция конференции и различные бонусы от спонсоров, а также рекламные баннеры. Здесь все получилось как-то странно.

Я изначально решил обеспечить всех участников ручками и блокнотами. И большинство ими пользовались. Также мне понадобился некий сувенир, который вручали докладчикам и платным участникам - кружка с фирменной символикой.

Отдельно я заготовил программки на каждый день. Типография скосячила первый тираж, но вовремя исправилась и к середине первого дня мы раздали исправленный тираж. Солью этих программок была возможность оценить каждого из докладчиков от 2 до 5 баллов. Результат оказался закономерным только для худших докладов. А вот топ был неожиданным.

Первое место отдали мне, но тут я не удивлен - просто дань лояльности. Пусть я и дал рабочую схему, а теперь отбиваюсь от желающих по ней работать и ждущих рабочего запуска Болтунов, все же это был не лучший доклад.

Поэтому лучшая пятерка выглядит так с небольшим отрывом друг от друга и моим мнением, почему так произошло:
1. Леонович: несмотря на вторичность доклада, Константин провел его здорово.
2. Паньшин: новизна доклада и спокойствие Алексея сыграли большую роль.
3. Козлов: этот доклад был не всем понятен, но очень обилен фактами.
4. Карпенко: понятные графики, хорошая подача.
5. Амирханов: оригинальная подача материала.

Мой личный топ другой, именно поэтому мне нужны были оценки аудитории. Организаторы часто слепы относительно качества докладчиков, как показывает практика других конференций.

Возвращаясь к промо, промокодов в раздатке было три. На общую сумму в 1300 рублей. Как это всегда бывает, часть промокодов у меня осталась. Однако, те, кто активно пользуется всякими системами для получения ссылок на свои проекты, считай, отбили треть суммы за участие.

Кроме раздатки были: промоскатерть на стол регистрации, промофутболки для девушек (им же и подарил), два роллапа для своих проектов.

Отдельно стоит упомянуть о видео, съемку которого удалось провести на бартер за участие в конференции.

Сама организационная схема включала:
- аренду зала вместе со всей техникой,
- аренду кулера с водой,
- обед в каждый день,
- аренду ночного клуба с диджеем,
- трансферы,
- проживание для докладчиков.

Все докладчики жили за счет организаторов. Все бесплатно доставлялись из аэропорта и обратно. Все участники, к какой бы категории они не принадлежали, обедали без ограничений. Голодным не остался никто, хотя часть людей предпочла обедать за свой счет в стейкхаусе этажом ниже.

Кофе или другие напитки можно было заказать в любое время в баре отдельно по адекватной цене. Например, кофе (американо или двойной эспрессо) стоило 50 рублей.

Питание на культурной программе тоже шло за счет присутствующих. Хотя, признаюсь, мне пришлось закрывать небольшие хвосты по общему счету. Но совсем немного.

Про то, как прошла конференция, я уже писал. Ничего нового добавить не могу. Все отработали, как и ожидалось. Ни один трансфер не опоздал - это некоторые докладчики опаздывали на выезд. Типография показала себя вообще молодцом, исправляя косяк, допущенный по неосторожности и непроверенный мной. Девочки на регистрации проявили должную самоотверженность. Сотрудники отеля тоже были вежливы и предупредительны. Придраться можно было к разным деталям и нюансам (кому-то не понравился обед, мне не хватало второго радиомикрофона, докладчикам - кнопки для перелистывания слайдов), но мне есть с чем сравнивать - все было на хорошем уровне.

Турфирма в лице двух наших колл-менеджеров отработали молодцом: я наслушался немало комплиментов за их работу по бронированию и трансферам. Кроме того, они провели контроль по оплатам и в итоге было только 2 неоплаты без аннуляции.

Так что мне осталось только привести цифры.

Цифры.

Расходы:
- питание (обеды): 55500р.
- аренда зала: 12600р.
- трансферы: 8300р.
- проживание докладчиков: 48600р.
- промо: 25000р.
- допрасходы на питание в кафе: 10000р.
- транспортные расходы (такси): 2000р.
- прочие расходы: 7300р.
Итого: 169300 рублей.

Сюда не вошли расходы на вечеринку у меня дома. Это еще 30000 рублей. После мероприятия мы подумали, что кейтеринг на 20 гостей был бы дешевле и принес бы меньше срача. Но я не жалею. В целом, я морально уже был готов (и мог себе позволить) не только эти расходы отнести целиком на свой счет, но и вообще всю конференцию. Но все получилось намного лучше. Я ушел в ноль.

Доходы: 197000 рублей, из которых половина была оплачена в последнюю неделю или накануне конференции. С большей части этих денег еще предстоит оплатить налоги по УСН15%, так как средства принимались на расчетный счет компании или по чеку.

Конверсия получилась примерно такая: миллион контактов дал 3000 переходов на сайт. А 3000 переходов превратились в 47 заявок, которые дали 38 продаж. Хотя, конечно, это не учитывает бесплатных участников, зато дает понимания, сколько нужно переходов на сайт, чтобы окупить проведение конференции в вашем городе и под вашей эгидой.

Результаты.

Наивно ждать быстрых результатов. Но все же у меня уже прошла одна встреча с потенциальным клиентом и завтра еще одна. Хотя, конечно, я не считаю это результатом. Это просто следствие планомерной политики по выходу в лидеры мнений.

У меня есть несколько хороших предложений из Москвы по сотрудничеству с проектами Болтуны и Казапа (продажа оптом ссылок с них через API).

Укрепились рабочие связи. Они были и раньше достаточно сильными. Но прямое общение - отличный повод их укрепить. В моем бизнесе связи = рост оборота и среднего чека.

Пересмотрел свое видение плана развития студии. Будем ломать схему. В том числе полностью менять сайт студии. В том виде, как он есть, он не нужен никому и нам в том числе.

Возникло ощущение, что я сделал большое дело. Надеюсь, что это ощущение не пропадет.

И для любителей накрутки тИЦ: сделать конференцию и уйти по итогам в ноль, это прекрасный способ получить пару десятков трастовых ссылок с тицастых незаспамленных ресурсов даром за три дня почти круглосуточной работы! Но тссс, это уже палево. А я пошел делать на базе сайта конференции лендинг и сателлит на стотыщ страниц под продажу ссылок.

При планировании конференции компания-организатор может преследовать разные цели. Для определенных фирм — это основной вид бизнеса, в то время как некоторые компании лишь хотят попробовать что-то новое; кто-то же и вовсе позиционируют себя как лидера индустрии и конференции помогают закрепить этот статус. В любом случае каждый event-менеджер мечтает сделать свою конференцию интересной и привлекательной для участников.

Вот несколько практических советов о том, как разбавить обстановку и организовать по-настоящему незабываемую конференцию.

1 . Рискуйте

Около 60 процентов бюджета конференции уходит на проверенные и уже зарекомендовавшие себя самым лучшим образом идеи, остальные же 40 процентов должны быть направлены на тестирование новинок на рынке индустрии.

В конце концов, только половина из этих инноваций окажется действительно успешными, но даже неудачи помогут сделать конференцию интереснее и послать гостям необходимый вам месседж.

Не бойтесь рисковать, тогда в ваши бокалы будут всегда наполнены шампанским.

2 . Используйте личностный подход к каждому участнику

В век современных технологий живое общение между людьми постепенно сводится к минимуму. На сегодняшний день даже участие в мероприятии часто подтверждается запрограммированным электронным роботом.

Тем не менее, не стоит переоценивать электронных «помощников». Назначив специального человека для подтверждения заявок и ведения переписки с каждым из участников, вы выразите своё уважение к гостям конференции. Это поможет укрепить связи между приглашенными и компанией-организатором.

3 . Дайте участникам возможность формировать программу

Инновационные методы позволяют создать разнообразные приложения, в том числе и такие, благодаря которым гости конференции могут активно участвовать в формировании программы. Предложите участникам выбирать спикеров и темы, а также создайте блоги и форумы, где гости смогут обсуждать идеи до начала самого мероприятия.

Лофт#3 – 10 новых залов, вместимостью от 20 до 800 гостей

Таким образом, вы подарите своим гостям ощущение причастности в организации конференции, а значит увеличите свои шансы на успех.

4 . Требуйте от спикеров уникальных докладов

Предупредите спикеров, что вы ожидаете от них исключительно оригинальные презентации. Убедитесь, что приглашенный гость не потчивает зрителя одним и тем же докладом вот уже несколько лет, а действительно ценен вашей публике.

5 . Отбросьте скучные введения

Одним из последних трендов в организации конференций становится отказ от скучных представлений гостя и перечисления различных регалий в пользу короткого остроумного отзыва о личных качествах спикера.

Главное правило организации конференции, и привлечения большого количества людей – массовое распространение информации на нескольких ресурсах и порталах. Конференция должна быть грамотно распланирована. Интересная тема мероприятия, актуальная и необходимая информация – все это привлечет внимание слушателей к проекту.

Чтобы привлечь около 100 соискателей за день, нужно только распространить информацию о конференции, дать максимально подробное описание программы и вопросов, которые будут рассмотрены. Спрос на хорошие предложения всегда высок.

Сегодня формат конференции широко распространен, и вопрос о подготовке мероприятия является весьма актуальным.

Подготовка к конференции делится на несколько этапов:

• Составление и согласование плана конференции;
• Согласование финансового плана;
• Выбор места проведения конференции;
• Разработка стиля конференции;
• Приглашение людей на конференцию.

Прежде всего, конференция – это заявление о продукте или услугах, определенной группе слушателей. Если конференцию проводит Научно – Исследовательский центр, или Кафедра Института, то основная группа слушателей – студенты высших учебных заведений.

Привлекать студентов к посещению конференции можно массово, распространяя информацию в институтах и университетах, через деканат. Информация должна быть преподнесена таким образом, чтобы не просто заинтересовать посетителей, но и побудить к действию. В план мероприятия необходимо вписать разъяснение гостям конференции тематики, и ответы на вопросы слушателей. Если формат конференции предусматривает выступление некоторых студентов у микрофона, это также следует вписать в план.

Виды научных конференций, пользующихся спросом

Существует множество разных видов научных конференций, однако не все из них привлекают студентов. Наиболее интересными, и пользующимися спросом являются:

Как провести конференцию с успехом

Организаторы конференции

В роли организаторов конференции могут выступать Научно–Исследовательские центры, Научно–Исследовательские институты и Кафедры института и университета, главное, чтобы во главе стоял профессор (доктор наук).

Форматы участия в конференциях

Научные конференции могут проводиться в очном и заочном формате. Каждый из них имеют свои преимущества и недостатки. Очный формат конференции позволят собрать всех заинтересованных в развитии и слушании темы людей в одном месте. Они общаются между собой, задают вопросы, знакомятся. Однако не все могут посетить ее, ведь конференции проводятся, как правило, в крупных городах.

После регистрации на странице следует разместить объявление. Этот сайт является лучшим из нескольких подобных онлайн – каталогов, он более удобен, и пользуется большой популярностью у пользователей интернета.

Особенности привлечения слушателей через научные площадки:

• Контроль над информацией о мероприятиях;
• Легкий доступ к странице для студентов. Сайт с информацией о конференции открывается при введении таких запросов, как: «научные конференции», «научные конференции «…тема..», «научные конференции в … «городе»;
• Бесплатное размещение;
• Автоматическая рассылка новостей подписчикам каждую неделю;
• Круглосуточная поддержка.

Как организовать конференцию и привлечь 100 соискателей за 1 день обновлено: Сентябрь 3, 2019 автором: Научные Статьи.Ру